Перш ніж віддавати документи на легалізацію уважно перегляньте їх. На всіх документах без винятку повинна стояти кругла печатка. Вона повинна бути читабельною. У документах не повинно бути виправлень. На всіх довідках повинен стояти реєстраційний номер, дата видачі. На свідоцтві про народження, свідоцтві про шлюб, свідоцтві про розлучення, смерть, зміну імені, виданих після 1991 року, а також витягу з відділу РАЦС про підтвердження дошлюбного прізвища обов’язково повинна стояти печатка Обласного Управління Юстиції, в якій був виданий Ваш документ.
Також необхідно враховувати, що термін дії довідки про наявність чи відсутність судимості з МВС становить 3 місяці, а термін дії заяви про сімейний стан, виданої державним або приватним нотаріусом, — 6 місяців. Заява про сімейний стан оформляється у будь-якого приватного або державного нотаріуса. Перш ніж віддавати документи на переклад поцікавтеся в Посольстві, в яке Ви подаєте документи, чи потрібно їх перекладати. Є Посольства, які легалізують документи і без перекладу.
Процедура легалізації документів досить складна і вимагає значних витрат. Однак процедура легалізації недосконала — документ, який пройшов таку складну процедуру, виявляється дійсним тільки для держави, консульська служба якої його легалізувала. З метою спрощення процесу визнання іноземних документів в 1961 р в Гаазі (Нідерланди) було підписано Конвенцію, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.
Документи призначені для надання офіційним органам інших держав (учасниць Гаазької конвенції), засвідчуються в особливому, спрощеному порядку: уповноважені органи України проставляють спеціальний штамп (апостиль), який не вимагає подальшого засвідчення або легалізації та визнається офіційними установами всіх держав — учасниць Конвенції. Згідно ст. 9 Гаазької конвенції кожна договірна держава вживає необхідних заходів для того, щоб її дипломатичні або консульські агенти не проводили легалізацію в тих випадках, коли Конвенція передбачає звільнення від неї.
Гаазька конвенція скасовує для країн-учасниць вимогу дипломатичної або консульської легалізації офіційних документів, які направляються в ту чи іншу з цих країн, і замінює цю процедуру проставленням апостиля.
Апостиль — це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах країн-учасниць Гаазької конвенції і не вимагає подальшого засвідчення. Він засвідчує справжність підпису, посада особи, яка підписала документ, і в належному випадку — автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено документ.
Відповідно до ст. 1. Гаазької конвенції скасування вимоги легалізації іноземних документів поширюється на офіційні документи, які складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави. За змістом Гаазької конвенції, під офіційними документами розуміються:
документи, які виходять із органу або посадової особи, що підкоряються юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця;
адміністративні документи;
нотаріальні акти;
офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.
Дія Гаазької конвенції поширюється на документи про освіту, цивільний стан, трудовий стаж, свідоцтва про знаходження в живих, довідки, довіреності, судові рішення і матеріали по цивільних, сімейних і кримінальних справах.
Положення Гаазької конвенції не поширюються на документи, складені дипломатичними або консульськими агентами, а також адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій. До них відносяться доручення на укладення угод, переміщення товарів через кордон, договори (контракти) про поставки товарів і надання послуг, виконання різних робіт і розрахунків по ним тощо. У тих випадках, коли це передбачено внутрішнім законодавством країни, на території якої будуть використовувався дані документи, вони повинні легалізуватися у звичайний спосіб, тобто застосовується консульська легалізація, що включає послідовне проставлення посвідчувального напису в декількох установах.
Збереження багатоетапності при легалізації такого роду документів дозволяє здійснювати більш суворий контроль за діяльністю комерційних підприємств. У той же час апостиль проставляється на статутах та установчих документах, на патентній та іншій документації, що виходить від органу державної влади або управління (свідоцтва про реєстрацію, ліцензії тощо). На статутних документах, а також на змінах і доповненнях до них повинні бути підпис та печатка реєстраційної палати або податкового органу, а також підпис посадової особи реєстраційної палати.
